Panduan Manajemen Pemeriksaan

a. Sasaran

Sasaran pemeriksaan diarahkan untuk memperoleh keyakinan atas kebenaran pengelolaan keuangan dan aset, penyelenggaraan kegiatan pendidikan, penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan, dan pendayaguinaan pegawai, meliputi :

  1. Memberikan penilaian apakah perundang-undangan telah ditaati.
  2. Memberikan penilaian apakah kekayaan dalam segala bentuk (uang, tanah, bangunan, peralatan, labotarium, bengkel, pusat informasi, kebun percobaan, kekayaan intelektual).
  3. Memberikan penilaian apakah pelaksanaan kegiatan atau pelaksanaan program yang telah selesai, ada manfaatnya Sebagaimana yang direncanakan.
  4. Memberikan penilaian apakah laporan-laporan berkala dari unit-unit kerja di lingkungan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa telah dibuat dengan benar dan disampaikan tepat waktu.
  5. Memberikan penilaian terhadap peraturan / ketentuan yang dibuat oleh unit-unit kerja di lingkungan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

 

b. Tujuan Pemeriksaan

  1. Pemeriksaan keuangan dilakukan dengan tujuan untuk meyakini kebenaran formal dan material atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang serta pertanggungjawabannya.

Pemeriksaan aset dilakukan untuk meyakini bahwa aset yang dimiliki telah dikelola dengan baik, dikendalikan secara memadai dan dimanfaatkan sesuai dengan tujuan dalam rangka menunjang tugas pokok Institusi.

 

  1. Pemeriksaan pendidikan dilakukan untuk meyakini bahwa proses pendidikan yang dilakukan dapat mencapai tujuan Institusi yaitu :
    1. i.      Menghasilkan lulusan berkualitas yang mampu mengembangkan dan menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi serta seni.
    2. ii.      Mengembangkan inovasi ilmu pengetahuan dan teknologi serta seni yang ramah lingkungan untuk mendukung pembangunan nasional dan meningkatkan kesejahteraan umat manusia
    3. iii.      Menjadikan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa sebagai lembaga pendidikan tinggi yang siap menghadapi tuntutan masyarakat dan tantangan pembangunan yang berubah dengan cepat.
    4. iv.      Menjadikan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa sebagai kekuatan moral dalam masyarakat Indonesia madani.

 

  1. Pemeriksaan Kemahasiswaan dilakukan untuk meyakini berbagai hal yang ada hubungannya dengan kegiatan kemahasiswaan, antara lain hal-hal sebagai berikut :
    1. i.      Pola pengembangan mahasiswa telah selaras dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi.
    2. ii.      Universitas Sultan Ageng Tirtayasa ikut berperan dalam mengembangkan kepribadian mahasiswa sebagai generasi muda, dengan cara menyediakan sarana pembinaan mental spiritual dan keterampilan.
    3. iii.      Universitas Sultan Ageng Tirtayasa senantiasa berupaya memberi dorongan semangat dan kemampuan akademik kepada mahasiswa, sehingga akan menumbuhkan jiwa kemandirian mahasiswa sebagai calon-calon pemimpin bangsa di masa depan.
    4. iv.      Objektivitas dalam penerimaan mahasiswa dan objektivitas dalam penetapan mahasiswa penerima beasiswa.

 

  1. Pemeriksaan Kepegawaian dilakukan untuk meyakini kebenaran formal dan material atas pendayagunaan pegawai dalam rangka menunjang tugas pokok Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

 

c. Norma Pemeriksaan

 

Norma pemeriksaan adalah patokan, kaidah atau ukuran yang ditetapkan oleh pihak berwenang yang harus diikuti dalam melaksanakan pemeriksaan, agar dicapai mutu pelaksanaan pemeriksaan dan mutu laporan hasil pemeriksaan yang dikehendaki. Materi norma pemeriksaan dikelompokkan menjadi empat kelompok yaitu Norma Umum Pemeriksaan, Norma Pelaksanaan Pemeriksaan, Norma Pelaporan Hasil Pemeriksaan, dan Norma Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan, dengan uraian sebagai berikut :

 

  1. Norma Umum Pemeriksaan

1)      Ruang Lingkup pemeriksaan mencakup :

(1)   Pemeriksaan atas keuangan dan ketaatan pada peraturan perundang-undangan.

(2)   Penilaian terhadap daya guna dan kehematan dalam penggunaan sarana yang tersedia.

(3)   Penilaian terhadap hasil guna atau manfaat yang direncanakan dari suatu kegiatan atau program.

2)      Status organisasi SPI Untirta harus sedemikian rupa sehingga memungkinkan dilaksanakannya tanggung jawab pemeriksaan.

3)      Dalam segala yang berhubungan dengan tugas pemeriksaan SPI Untirta dan para pemeriksanya, baik secara individu maupun kolektif, harus bertindak dengan penuh integritas, Jujur, dan obyektif.

4)      Pemeriksa atau para pemeriksa yang ditugaskan untuk melakukan pemeriksaan secara individu atau kolektif, harus mempunyai keahlian yang diperlukan dalam bidang tugasnya.

5)      Dalam melaksanakan pemeriksaan dan menyusun laporan hasil pemeriksaan, pemeriksa wajib menggunakan keahliannya secara cermat.

6)      Ketua SPI Untirta dan para pemeriksanya harus berusaha secara terus menerus agar organisasi SPI Untirta dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

 

  1. Norma Pelaksanaan Pemeriksaan

1)   Pekerjaan pemeriksaan harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.

2)   Para pemeriksa harus diawasi dan dibimbing dengan sebaik-baiknya.

3)   Ketaatan pada peraturan perundang-undangan harus ditelaah dan dinilai secukupnya.

4)   Sistem pengendalian internal yang diterapkan dalam unit kerja yang diperiksa harus dikaji dan dinilai secukupnya guna menentukan sampai seberapa jauh sistem tersebut dapat diandalkan kemampuannya untuk menjamin kebenaran dan ketelitian informasi, ketaatan pada perundang-undangan dan untuk mendorong pelaksanaan operasi yang berdaya guna dan berhasil guna.

5)   Para pemeriksa harus waspada terhadap situasi atau transaksi yang dapat menunjukkan kemungkinan adanya menyimpangan, penyalahgunaan wewenang dan tindakan yang tidak sah.

6)   Harus diperoleh bukti yang cukup, kompeten dan relevan sebagai landasan yang layak untuk menarik suatu kesimpulan dan memberikan saran perbaikan.

7)   Kertas kerja pemeriksaan yang merupakan sarana tertulis dari pekerjaan pemeriksaan yang dilakukan harus dibuat oleh pemeriksa.

 

  1. Norma Pelaporan Hasil Pemeriksaan

1) Pemeriksa harus melaporkan hasil pemeriksaannya sesuai dengan penugasan yang ditetapkan.

2)   Laporan hasil pemeriksaan harus dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada pejabat yang berwenang tepat pada waktunya.

3)   Laporan hasil pemeriksaan harus memuat ruang Iingkup pemeriksaan, tujuan pemeriksaan, menyajikan informasi yang layak dan pernyataan bahwa pemeriksaan telah dilaksanakan sesuai dengan norma pemeriksaan Satuan Pengawas Intern.

4)   Materi laporan hasil pemeriksaan harus :

a)   Memuat temuan dan kesimpulan pemeriksaan secara objektif dan memuat saran yang konstruktif.

b)   Lebih mengutamakan usaha perbaikan atau penyempurnaan dari pada kritik.

c) Mengungkapkan hal-hal yang masih merupakan masalah yang belum dapat diselesaikan sampai akhirnya pemeriksaan (bila ada).

d)   Mengungkapkan suatu prestasi yang dapat dicapai atau suatu tindakan perbaikan yang telah dilaksanakan.

e)   Memuat penjelasan/tanggapan pejabat unit kerja yang diperiksa mengenai atas temuan dan rekomendasi hasil pemeriksaan

 

 

 

4.   Norma Tindak Lanjut Laporan Hasil Pemeriksaan

Tindak lanjut atas temuan dan rekomendasi hasil pemeriksaan harus dipantau, untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan yang tepat telah diambil oleh unit kerja yang diperiksa.

 

  1. d. Hak dan Kewajiban serta Persyaratan Pemeriksa

  1. Hak

Ketua SPI Untirta selaku penanggung jawab pemeriksaan dan para pelaksana pemeriksaan/Auditor berwenang untuk melakukan pemeriksaan terhadap seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dengan memiliki hak - hak sebagai berikut :

  1. Memasuki semua halaman, kantor, gedung, labotarium, bengkel, kebun percobaan dan sebagainya.
  2. Melihat semua dokumen, buku, hasil survai, laporan pertanggungjawaban, notulen rapat dan sebagainya.
  3. Melakukan pemeriksaan kas, surat berharga, saldo bank, persediaan barang, peralatan dan sebagainya.
  4. Melakukan konfirmasi kepada pihak ketiga.
  5. Meminta keterangan tentang pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan.
  6. Meminta bantuan jasa tenaga ahli atas beban anggaran Universitas.
  7. Menolak campur tangan baik dari dalam maupun dari luar Universitas dalam menjalankan tugas pemeriksaannya.
  8. Memperoleh kesempatan mengikuti pendidikan dan pelatihan di bidang pengawasan.
  9. Mendapat perlindungan dari Rektor dalam menjalankan tugas pemeriksaannya

 

  1. Kewajiban

Dalam menjalankan tugasnya sebagai pemeriksa/auditor internal Ketua SPI Untirta selaku penanggung jawab pemeriksa dan para Pemeriksa mempunyai kewajiban sebagai berikut :

  1. Mematuhi norma pemeriksaan, norma pelaksanaan pemeriksaan, norma pelaporan pemeriksaan dan norma tindak lanjut hasil pemeriksaan
  2. Menjamin kebenaran formal dan material Isi laporan hasil pemeriksaan
  3. Menjamin materi laporan hasil pemeriksaan yang diterbitkan terhindar dari salah saji informasi, salah pengetikan angka atau kata.
  4. Menjamin waktu pelaksanaan pemeriksaan dan penerbitan laporan hasil pemeriksaan.
  5. Menjamin kerahasiaan materi laporan hasil pemeriksaan dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
  6. Menjamin ketertiban administrasi pelaksanaan tugas pemeriksaan.
  7. Senantiasa mematuhi standar-standar profesional dalam melakukan pemeriksaan.
  8. Menjalin hubungan baik dan sikap saling menghargai tugas masing-masing dengan auditee.
  9. Senantiasa berusaha untuk meningkatkan kemampuan teknis pemeriksaan

 

  1. Persyaratan

Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pemeriksa agar dapat menghasilkan kualitas hasil pemeriksaan yang baik adalah sebagai berikut :

1)      Bersifat independen yaitu memiliki kemampuan untuk memberikan penilaian secara tidak memihak.

2)      Bersifat objektif yaitu memiliki kemampuan untuk memberikan penilaian bebas dari prasangka.

3)      Memiliki integritas yang tinggi dalam menjalankan tugas pemeriksaannya yaitu berkepribadian jujur, berani, bertanggung jawab dan bijaksana sehingga menimbulkan rasa hormat bagi orang lain.

4)      Memiliki pengetahuan dan kecakapan dalam berbagai disiplin ilmu yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas pemeriksaan

5)      Memilki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik secara lisan dan tulisan sehingga dapat menyampaikan informasi secara jelas kepada auditee.

6)      Memiliki ketelitian profesional yang sepatutnya dalam melaksanakan tugas pemeriksaan.

 

  1. e. Petunjuk Umum Pemeriksaan

Untuk memperoleh hasil pemeriksaan yang berdaya guna dan berhasil guna, maka pemeriksaan terhadap unit kerja di lingkungan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa yang akan dilaksanakan oleh Satuan Pengawas Intern Universitas Sultan Ageng Tirtayasa senantiasa harus melalui 5 tahapan sebagai berikut :

  1. Penyusunan Program Pemeriksaan

Penyusunan Program Pemeriksaan ditujukan untuk :

menetapkan hubungan yang jelas antara tujuan pemeriksaan, metodologi pemeriksaan, dan kemungkinan-kemungkinan pekerjaan lapangan yang harus dikerjakan; mengidentifikasi dan mendokumentasi prosedur-prosedur pemeriksaan yang harus dilaksanakan; dan mempermudah supervisi dan review.

Oleh karena itu Program Pemeriksaan harus berisi :

a.   Dasar pemeriksaan

b.   Standar Pemeriksaan

c.   Entitas yang diperiksa

d.   Tahun Anggaran yang diperiksa

e.   Identitas dan data umum entitas yang diperiksa

f.    Tujuan pemeriksaan

g.   Metodologi Pemeriksaan

h.   Sasaran yang diperiksa

i.    Pengarahan pemeriksaan

J.    Jangka waktu pemeriksaan

k.   Susunan tim pemeriksa

l.    Kerangka isi laporan

  1. Penyusunan Program Kerja Perorangan

Berdasarkan program pemeriksaan yang ditetapkan, masing-masing anggota tim pemeriksa menyusun program kerja perorangan sesuai arahan ketua tim audit.

  1. Persiapan Administrative pendukung pemeriksaan
  2. Pelaksanan Pemeriksaan
    1. Pertemuan awal (entry briefing)
    2. Mengumpulkan bukti-bukti pemeriksaan
    3. Pengujian bukti-bukti pemeriksaan
    4. Penyusunan Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP)
    5. Penyusunan Temuan Pemeriksaan
    6. Pertemuan Akhir (exit brieving)
    7. Penyusunan Laporan Hasil Pemeriksaan

 

  1. f. Petunjuk Pengujian Sistem Pengendalian Intern

Langkah pertama dalam pemeriksaan pada suatu unit kerja adalah melakukan pengujian terhadap Sistem Pengendalian Intern yang diterapkan pada unit kerja yang diperiksa untuk menilai tingkat efektivitasnya dan untuk mengetahul apakah masih ada kelemahan dalam pelaksanaannya, meliputi :

1.   Menelaah buku pedoman yang mengatur tata kerja unit kerja yang diperiksa, kemudian dibandingkan dengan pelaksanaannya pada beberapa kegiatan yang dipilih.

2.   Mengamati secara langsung dengan menelusuri proses yang sebenarnya dilaksanakan dari awal sampal akhir.

 

Terdapat 5 (lima) komponen yang harus di uji, yaitu :

a.   Lingkungan pengendalian, yaitu lingkungan organisasi yang menciptakan sikap positif dan menunjang terhadap pengendalian intern dan praktek pengelolaan atau manajemen yang cermat. Lingkungan pengendalian ini menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi kepekaan pengendalian (control awearnes) anggota organisasi. Standar lingkungan pengendalian adalah : "manajemen dan seluruh personel harus rnenciptakan dan memelihara lingkungan organisasi yang memberikan      sikap positif dan mendukung pengendalian Intern dan pengelolaan yang cermat"

b.   Penilaian risiko, yaitu     suatu proses pengidentifikasian dan penganalisaan risiko-risiko yang relevan dalam rangka pencapaian tujuan entitas dan penentuan reaksi yang cepat terhadap risiko yang timbul akibat perubahan. Standar penilaian risiko adalah "sistem pengendalian intern harus menyediakan suatu penilaian terhadap risiko-risiko yang dihadapi oleh entitas baik yang berasal dari ekstern maupun intern

c.   Aktivitas pengendalian, yaitu meliputi kebijakan, prosedur, dan mekanisme yang membantu memastikan arahan pimpinan organisasi telah dijalankan secara efektif oleh seluruh pimpinan entitas. Aktivitas pengendalian tersebut dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi dalam mengelola dan mengendalikan risiko yang dapat mempengaruhi kinerja organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Standar aktivitas pengendalian untuk menjamin bahwa arahan pimpinan entitas telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian harus efisien dan efektif untuk mencapai tujuan pengendalian entitas"

d.   Informasi dan komunikasi yaitu informasi yang relevan dan handal harus diidentifikasi, diperoleh, diproses, dan dilaporkan melalui suatu sistim suatu organisasi sistim informasi yang dibangun harus mempertimbangkan bentuk dan waktu yang memungkinkan setiap orang harus melaksanakan tanggung jawabnya. Komunikasi harus merupakan suatu yang luas yang terkait dengan berbagai harapan, tanggung jawab, dan hal-hal penting lainnya. Standar informasi dan komunikasi adalah : “informasi harus dicatat dan dikomunikasikan kepada pimpinan entitas dan pihak lainnya yang memerlukan, dalam bentuk dan jangka waktu yang tepat untuk melaksanakan tanggung jawab pengendalian intern dan operasionalnya”.

e.   Pemantauan yaitu kegiatan untuk menilai kualitas kinerja pengendalian dan untuk memastikan bahwa pemantauan audit serta review lainnya beserta rekomendasinya diselesaikan dengan segera. Pemantauan ini ditujukan untuk memberikan keyakinan bahwa pengendalian berjalan sesuai dengan harapan dan modifikasi apabila diperlukan. Standar pemantauan adalah : “setiap entitas harus melakukan pemantauan atas sistem pengendalian intern untuk meyakinkan bahwa pengendalian berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan temuan-temuan pemeriksaandan review serta rekomendasi-rekomendasinya ditindaklanjuti dengan segera.”

 

  1. g. Tata Usaha Kegiatan Pemeriksaan

 

  1. Kegiatan pemeriksaan terhadap suatu entitas di lingkungan Untirta dilakukan oleh SPI Untirta berdasarkan penugasan dari Rektor Untirta.
  2. SPI menyusun rencana kerja pemeriksaan tahunan yang disahkan oleh Rektor Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
  3. Pemeriksaan dilakukan oleh tim audit SPI Untirta dengan surat tugas yang dikeluarkan oleh Ketua SPI Untirta.

Ketua SPI Untirta melaporkan hasil pemeriksaan kepada Rektor Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.